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El caso de la empresa que eliminó el 50% de sus reuniones (y mejoró su comunicación)
No contrataron más gente ni trabajaron más horas. Simplemente, rediseñaron su flujo de información de forma asíncrona.
AIM Talented
6 de agosto de 2025
In partnership with
Una nota de nuestro equipo:
Antes de empezar, queremos ofrecer una sincera disculpa. Por causas de fuerza mayor, el boletín programado para ayer martes no pudo ser enviado. Valoramos enormemente tu tiempo y el hábito que estamos construyendo juntos cada mañana. Gracias por tu comprensión. Hoy retomamos nuestra programación habitual.
🔺 Esto sí importa hoy
La comunicación en una empresa es como el sistema circulatorio del cuerpo. Si la sangre (la información) no fluye de manera eficiente, todo el organismo se resiente. La "reunionitis" es un síntoma de un sistema circulatorio obstruido: forzamos a todos a detenerse para que la información pueda pasar.
Como Diseñadores de Flujos de Comunicación, nuestro trabajo es construir arterias limpias y eficientes. Canales donde la información correcta llegue a la persona correcta en el momento adecuado, sin necesidad de detener todo el sistema para lograrlo.
Un buen diseño de comunicación no solo ahorra tiempo; libera la energía colectiva de la organización.
The best HR advice comes from people who’ve been in the trenches.
That’s what this newsletter delivers.
I Hate it Here is your insider’s guide to surviving and thriving in HR, from someone who’s been there. It’s not about theory or buzzwords — it’s about practical, real-world advice for navigating everything from tricky managers to messy policies.
Every newsletter is written by Hebba Youssef — a Chief People Officer who’s seen it all and is here to share what actually works (and what doesn’t). We’re talking real talk, real strategies, and real support — all with a side of humor to keep you sane.
Because HR shouldn’t feel like a thankless job. And you shouldn’t feel alone in it.
🔍 LO QUE VEMOS DESDE AIM TALENTED
La objeción más común a la comunicación asíncrona es el miedo a "perder la conexión" o a que "las cosas se vuelvan más lentas". La realidad, como demuestra el siguiente caso, es a menudo la contraria. La comunicación asíncrona no elimina la conexión, la hace más intencional. Y no ralentiza las decisiones, acelera la ejecución al proteger el tiempo de foco.
📊 Caso de la semana
La protagonista: Una agencia creativa con equipos distribuidos en diferentes países.
❌ Antes (El Problema): Sufrían de "infierno de zonas horarias". Para cualquier decisión, necesitaban una reunión que era demasiado temprano para unos y demasiado tarde para otros. El equipo pasaba más tiempo coordinando calendarios que creando.
Métrica Clave: El tiempo promedio para tomar una decisión sobre un cambio en un proyecto era de 72 horas. El engagement del equipo era bajo.
✅ Después (El Rediseño del Flujo): La nueva COO, actuando como Diseñadora de Flujos, implementó un modelo "async-first" usando Notion como su "fuente única de verdad".
"Propuestas, no Reuniones": Toda nueva idea o cambio se presentaba en un documento estructurado en Notion. La gente tenía 24 horas para leer y dejar comentarios.
"Actualizaciones Grabadas": Los líderes de proyecto grababan un resumen semanal de 5 minutos en Loom en lugar de hacer una reunión de estatus de una hora.
"Horas de Oficina" Opcionales: Se mantuvieron solo 2 horas a la semana de reuniones síncronas para debates complejos que realmente lo necesitaran.
El Resultado:
Redujeron el número total de reuniones internas en un 50%.
Métrica Clave: El tiempo promedio para tomar una decisión bajó a 24 horas, ya que la información estaba siempre disponible y documentada. La satisfacción del equipo con la colaboración aumentó un 40%.
🧭 MAPA DE ACCIÓN
Elige UNA reunión recurrente para "asincronizar". La reunión de "estatus semanal" es la candidata perfecta. La próxima semana, cancélala y pide a cada miembro que envíe su actualización por escrito en un canal de Slack o en un documento compartido.
Graba tu primer "Loom". En lugar de convocar una reunión para explicar un nuevo proceso, graba tu pantalla durante 5 minutos explicándolo. Comparte el video.
Crea un "Manual de Comunicación". Define qué canal se usa para qué cosa en tu empresa.
🤖 Prompt Sugerido:
“Actúa como un 'Head of Communication' de una empresa 'async-first'. Quiero cancelar nuestra reunión de 'actualización de proyectos' semanal de 1 hora y reemplazarla por un proceso asíncrono. Diséñame una plantilla de actualización escrita que cada miembro del equipo debe completar y compartir cada viernes. La plantilla debe ser concisa y enfocarse en: 1. Logros de la semana. 2. Próximos pasos. 3. Bloqueos o necesidades.”
🧠 PARA COMPARTIR
"La comunicación asíncrona no es sobre trabajar solo. Es sobre respetar el foco de los demás."
🤫 Spoiler para mañana
Mañana, el dato de Atlassian que revela cuánto tiempo pierdes realmente cada vez que te interrumpen (y el costo que tiene para tu empresa).
Un buen diseño de comunicación no se mide por cuántas reuniones tienes, sino por cuántas logras evitar. Como Diseñadores de Flujos, nuestro trabajo es crear un entorno donde la colaboración fluya sin ahogar la concentración.